Gastbeitrag von Projektmanagementexpertin Katharina Vollus

Knapp 30 Prozent unserer Arbeitszeit verwenden wir für das Lesen, Schreiben oder Beantworten von E-Mails.

Fühlt es sich sogar manchmal so an, als hättest Du gar nichts anderes gemacht?

Das ist alles wertvolle Lebenszeit.

Für das überwältigende Gefühl, das viele Menschen gegenüber ihren E-Mails haben, ist vor allem die Einstellung verantwortlich, man müsste alle E-Mails lesen und alle E-Mails aufbewahren.

Aber in Zeiten, in denen es so wahnsinnig schnell und kostengünstig ist, gleichzeitig eine Vielzahl von Empfängern mit einer E-Mail zu erreichen, wird diese Form natürlich auch unverschämt oft genutzt.

Wenn Du also verstehst, dass Dein eigener E-Mail-Posteingang zum großen Teil die Agenda von anderen Menschen beinhaltet, dann kannst Du mit einem ganz anderen Mindset rangehen.

Die drei Schritte, um E-Mails in den Griff zu bekommen

Schritt 1: Bearbeite Deine E-Mails zu festen Zeiten

Wenn Du diesen Artikel liest, hast Du vermutlich auch eher das Konzept „Die E-Mail hat die Hosen an“ im Kopf und öffnest Dein Postfach ständig, lässt es vielleicht sogar den ganzen Tag offen oder hast die Bildschirm-Benachrichtigungen an, die Dich den gesamten Tag über immer wieder aus Deinem Workflow rausreißen.

Das ist extrem unproduktiv.

Besser eignest Du Dir hier als neues Konzept die Denkweise „Ich bin der Boss“ und „Ich entscheide ganz bewusst, wie oft und wann ich mich um meine E-Mails kümmere“ an.

Denn eigentlich entstehen die wirklich produktiven Ergebnisse außerhalb Deines Mail-Postfaches, oder? Du brauchst die Zeit zum Nachdenken, Kreieren, Produzieren etc.

Was heisst das praktisch?

Öffne Deinen Posteingang nur noch wenige Male am Tag. Den Rest der Zeit lässt Du ihn geschlossen. Das ist am Anfang gar nicht so leicht. Wir sind an die ständigen Nachrichten so gewöhnt, dass es wie eine Sucht ist, von der wir nicht loskommen.

Ich empfehle Dir drei Mailfenster in Deinen Tagesablauf einzubauen. Lege am besten gleich die Uhrzeiten fest. Sieh das Ganze erstmal als Test.

Und ganz ehrlich: Wer in weniger als vier Stunden von Dir eine Reaktion haben möchte, sollte ohnehin lieber zum Telefon greifen, nicht wahr?

Indem Du immer minutenschnell auf jede E-Mail antwortest, gewöhnen sich Deine Geschäftspartner natürlich auch daran und erwarten es. Darum ist es in Deinem Fall vielleicht ratsam, vor der veränderten Arbeitsweise einmal kurz mit ihnen zu sprechen.

Schritt 2: Erledige alle E-Mails in Blöcken

Wenn dann ein E-Mail-Block dran ist, werden wirklich alle E-Mails bearbeitet, die bis dahin eingetroffen sind. Entgegen der alten Vorgehensweise „Ich kümmere mich um die Wichtigen“ heißt es jetzt „Ich übernehme Verantwortung für alle“.

Was heisst das praktisch?

Du gehst in Deinem Postfach E-Mail für E-Mail durch und überspringst keine einzige! Jede wird gemäß Schritt 3 bearbeitet. Wie in der Küchenspüle verhindert gerade der Kleinkram schnell den Fluss und sorgt für Chaos.

Schritt 3: Entscheide Dich für eine Bearbeitungsoption

Wenn Du mal genau hinschaust gibt es für jede E-Mail nur wenige Optionen, was Du eigentlich damit machen kannst.

1. Löschen: Alles, was nicht relevant ist und es auch nicht werden wird, kannst Du sofort löschen. Für Vorsichtige oder wenn es doch etwas aufzubewahren gibt, kann das Löschen aus dem Postfach auch bedeuten, die E-Mail zu archivieren. Dies sollte jedoch ohne viel Sortieraufwand möglichst schnell geschehen.
2. Weiterleiten: Falls E-Mails von jemand anderem zu bearbeiten sind, leite sie direkt weiter.
3. Beantworten: Wenn die Antwort unter drei Minuten dauert, solltest Du die E-Mail einfach schnell beantworten (möglichst direkt in die E-Mail des Senders, dann ist für beide die gesamte Konversation nachvollziehbar). Denn die Aufgabe auf die To-do-Liste zu setzen und sich später erneut in das Thema einzudenken kostet mehr Zeit als die drei Minuten, um es jetzt zu erledigen.
4. Erledigen: Sehr viele E-Mails tragen eigentlich andere Aufgaben in sich, zum Beispiel Kontaktadressen, Termine etc. Betrachte die E-Mail wirklich nur als Medium und benutze sie nicht als Erinnerung in Deinem Postfach. Das heißt: Trage Dir die Adresse sofort ins Adressbuch bzw. den Termin einfach in Deinen Kalender ein.
5. Terminieren: Manche E-Mails können nicht sofort erledigt werden oder sie brauchen mehr als drei Minuten. Trage die neue Aufgabe in Deine To-do-Liste möglichst mit oder direkt als Termin in Deinen Kalender ein. Die E-Mail kann dann entweder gelöscht werden oder, falls sie zum Bearbeiten später wirklich notwendig ist, in den entsprechenden Ordner verschoben werden.

Mit der konsequenten Anwendung von diesen fünf Optionen kann jede E-Mail aus dem Posteingang entfernt werden.

Diese führst Du dann ohne Zögern aus, bevor Du zur nächsten E-Mail weitergehst. Und hast diese E-Mail dann erledigt. Zum Ende gebracht. To Zero.

Meine Kurz-Definition von "Inbox Zero"

Zunächst möchte ich mit einem Missverständnis aufräumen: „Inbox Zero“ heißt nicht, ständig zu versuchen, keine Mails mehr im Posteingang zu haben!

Dieser Zwang könnte sogar kontraproduktiv sein.

Im Englischen bedeutet das Verb „to zero something“ nämlich „etwas zu Ende machen“. Das bedeutet, dass ich jede E-Mail, sobald ich sie öffne, auch bis zum Ende bearbeite. Manchmal geht das nicht komplett. Dann sollte ich zumindest den nächsten Schritt anstoßen.

Wenn Du also Dein E-Mail-Postfach ansiehst, dann mit voller Konzentration und Aktionswillen. Ansonsten lieber geschlossen lassen. 😉

Postfachstruktur für die Inbox-Zero-Methode

Für die Inbox-Zero-Methode brauchst Du gar nicht die vielen Unterordner, die ich oft bei meinen Kunden sehe. Im Grunde werden nur folgende Unterordner empfohlen:

1. Aktion
2. Warten
3. Archiv
4. Ggf. noch später Lesen

Was ist der Nutzen der Inbox-Zero-Methode?

Ich hatte früher nicht nur das Gefühl, die meiste Arbeitszeit mit E-Mails zu verbringen, sondern es waren auch tatsächlich zirka drei Stunden pro Tag. Heute schaue ich nicht mehr morgens als erstes in meine Mailbox, sondern erledige erstmal ein oder zwei wichtige Punkte von meiner To-do-Liste.

Dann gibt es eine E-Mail-Session, die rund 30 Minuten dauert. Danach Postfach wieder zu und produktiv arbeiten.

Am Nachmittag dann nochmal 30 Minuten wirklich E-Mails bearbeiten und nicht nur sichten. Das mache ich nicht erst kurz vor Feierabend, damit noch genug Zeit bleibt, auf Dringendes zu reagieren und damit ich nicht die stressigen Gedanken mit in den Feierabend nehme bzw. unter Umständen doch länger arbeite.

Natürlich klappt diese Vorgehensweise nicht immer, ist doch klar. Aber ich merke sehr wohl den Unterschied in der Produktivität zwischen Tagen, an denen die Methode gut klappt und Tagen, an denen ich den Fokus weniger gut halten kann.

Mehr Tipps zur Umsetzung

Für die eigene Umsetzung lädst Du Dir am besten mein kostenloses E-Book herunter. Weitere Tipps zum Umgang mit E-Mails gibt Karo übrigens auch hier auf diesem Blog.

Wie gehst Du mit Deinen E-Mails um? Fährst Du vielleicht sehr gut damit, alle E-Mails in der E-Mail-Inbox zu belassen? Jeder Typ ist anders ‒ daher gibt es wohl auch nicht DAS Rezept. Welches ist Deins?

Über die Autorin

Katharina Vollus ist Expertin für Projektmanagement mit 15 Jahre Erfahrung als Senior Projektleitung aus Berlin. Aufgrund ihrer langjährigen Projektmanagement-Erfahrung weiß sie, wie wichtig Strukturen für das Erreichen von Erfolgen sind. Katharina fokussiert sich auf die persönliche Einstellung und Persönlichkeitsentwicklung von Projektleitern und Führungskräften, die zum stressfreieren Umgang mit den Herausforderungen führt. Mehr auf ihrem Blog www.katharinavollus.de.